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Les 10 raisons d’adopter Amise – #3 : Partagez

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    Les 10 raisons d’adopter Amise – #3 : Partagez

    Besoin de partager régulièrement vos fichiers avec vos collègues et partenaires ?

     

    Vous travaillez sur des documents médias relativement volumineux ? Vous avez alors besoin de disposer d’un outil efficace et sécurisé qui permette à votre entreprise de gagner en productivité et en interactivité.
    Amise est un outil de Digital Asset Management (ou DAM) particulièrement innovant qui vous facilite le partage de vos médias électroniques. Cette solution de gestionnaire de biens numériques concentre un ensemble de fonctionnalités efficaces vous permettant notamment de partager facilement le contenu présent dans l’outil avec différents destinataires.

     

    Comment fonctionne le partage de contenus ?

     

    Quand vous êtes dans l’outil Amise, vous disposez de la possibilité de partager vos fichiers médias. Ainsi, vous pouvez échanger vos documents avec votre supérieur hiérarchique pour une validation ou avec votre équipe projet pour recueillir leurs avis, par exemple.
    Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner les fichiers que vous souhaitez partager. Ensuite, vous entrez sur une page spécifique avec plusieurs choix d’options. Enfin, vous validez votre sélection. De cette façon l’ensemble des destinataires que vous avez choisi reçoit un mail présentant un lien de téléchargement vers vos documents partagés.

     

    Pourquoi intégrer un lien de téléchargement ?

     

    Amise est un outil qui a été largement pensé et réfléchi par ses concepteurs afin de répondre efficacement à vos problématiques. Aussi nous avons souhaité spécifiquement offrir un lien pour accéder aux fichiers partagés. Les avantages d’un lien par rapport à la transmission des fichiers en pièces jointes sont triples :
    1. La boite mail des destinataires n’est pas surchargée par des fichiers médias, très souvent volumineux (et parfois trop volumineux pour la boîte mail),
    2. Les destinataires ont accès à la dernière version du fichier et
    3. Seule une personne enregistrée peut ouvrir le lien (en cas d’envoi de mail à une personne non autorisée).

     

    Quelles sont les options de partage ?

     

    Comme noté plus haut, une fois que vous avez sélectionné les contenus à partager, vous avez différentes options qui s’affichent.
    Tout d’abord, vous devez obligatoirement choisir :
    – le format de fichier pour un usage web, iPad, print, …,
    – les courriels de vos destinataires.
    Ensuite, vous avez plusieurs options facultatives qui vous sont offertes :
    – mettre un message au mail,
    – apposer un filigrane et
    – lancer un workflow (ou flux de travaux).

     

    Les options obligatoires
    Le choix du format de fichier
    Lorsque vous utilisez Amise, vous n’ajoutez dans l’outil que les fichiers haute définition. Aussi lorsque les destinataires de vos partages téléchargent vos contenus, Amise s’occupe de les transformer dans le format qu’il vous faut.
    Le choix des destinataires
    Amise offre la possibilité de partager vos biens numériques aux autres utilisateurs de l’outil, et même à des personnes externes à travers des liens sécurisés.

     

    L’option de lancement d’un workflow

     

    Les workflows, ou flux de travaux, sont une succession d’étapes qui présentent des conditions et visent au final à la réalisation d’une action. Par exemple, l’envoi d’un fichier peut lancer un workflow de validation. Autrement dit, vous envoyez un document à une personne qui recevra une tâche à réaliser « Valider le document ». Ce dernier, s’il valide le document, le rend, par exemple, accessible à un ensemble d’utilisateurs. Par contre, s’il invalide le document, une tâche est envoyée à l’expéditeur avec les remarques du correcteur pour améliorer son fichier.

     

    Liens utiles

     

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